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谈谈档案馆指南的编写
2014-09-02 09:35:08   来源:浙江省义乌市档案局张秀芳

    档案馆指南是档案馆的一项重要基础业务建设,是全面、系统向社会介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案、指导利用者查阅档案信息的工具书,是档案馆通向社会的桥梁。2013年义乌市档案馆为创建国家一级综合档案馆,根据《档案馆指南规范》(中华人民共和国档案行业标准DA/T3—1992)和《全宗指南规范》(中华人民共和国档案行业标准DA/T14—2012)的要求,对《义乌市档案馆指南》进行了编写。《义乌市档案馆指南》在创国一级档案馆考评时,得到了国一级考评组的高度评价——新标准实施以来编写得最完整、最好的一本档案馆指南。

    《义乌市档案馆指南》正文部分主要有义乌市档案馆概况、义乌市档案馆馆藏档案全宗指南、义乌市档案馆馆藏资料介绍、附录。下面我主要谈谈档案馆概况和馆藏档案全宗指南的编写。

   一、 档案馆概况

    档案馆概况包括档案馆历史沿革、 馆藏档案综述、馆藏资料综述 、党政文件查阅中心综述、档案利用工作综述。

    1.档案馆历史沿革包括档案馆的机构沿革:成立时间,档案馆类型,隶属关系,内部机构设置,历任正、副馆长,人员配备,馆库情况、设备配备情况,档案馆代码,馆址等。

    2.档案工作发展概貌、馆藏档案综述。包括档案的来源简况、进馆方式。档案总数量:全??(非全宗形式档案的类别等)总数,案卷(包括作为案卷看待的卷、册、盒)总数,档案上架排列总长度(m)。

    档案的种类、档案内容与成份简况、档案完整程度及档案价值的简要分析,数字化管理情况。

    3.馆藏资料综述包括资料的主要内容、来源,资料的种类及分类方法,进馆方式,资料的总数量:册(件)数。

    4.党政文件查阅中心综述包括现行涉及民生方面的文件、资料的收集、总份数、册数,报送的单位、党政文件查阅中心的文件、资料向社会公众的开放。

    5.利用工作综述。接待利用者的时间,提供利用的方式:提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等。索取档案资料内容的方法:摘抄、复制、外借、购买、函调、咨询等。开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续,档案资料检索工具编制情况综述等。

    由于档案局馆是档案管理机构,相对来说档案材料收集比较齐全和完整,能确保指南完整和准确的编写。

    二、馆藏档案全宗指南的编写

    馆藏档案全宗指南是档案馆指南的核心部分。我们根据馆藏档案(义乌市档案馆只有民国档案和中华人民共和国成立后的档案)情况,采取按民国时期全宗指南、中华人民共和国成立以来全宗指南排序编写的。中华人民共和国成立以来全宗指南按全宗号排序逐一进行介绍。全宗名称除少数全宗外,已撤销单位使用档案进馆时的机构名称,其他单位使用现行机构名称。所用年代采用公元纪年。

    对于不构成全宗的档案,为突出地方特色,便于整理编目,赋予了单独全宗如印章档案、名人档案、实物档案、三名档案/名特产/名胜古迹、重大活动档案。

    全宗指南的结构为段落式条目信息,由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

    全宗指南名称由全宗号 全宗构成者名称(全称或通用简称)、 “全宗指南”、 起止时间构成,并列成分之间用空格分开,起止时间用“~”连接。如J001 中共义乌市委全宗指南 1949~2009年 中华人民共和国成立前形成的全宗,全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。如M001 义乌县政府(民国)全宗指南 1927~1949年

    1.全宗来源简况:列表登记下列依时间变化,记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为全宗构成者形成和职能、曾用名称、全宗管理机构和全宗档案数量,全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

    2.档案内容和成份:介绍内容包括反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案,反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案,具有重要历史价值和地方特色的档案。涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。馆藏年代久远和特殊载体的档案。
    档案内容与成分介绍一般使用综合概括的方法介绍,按全宗内档案的实际分类体系,文字叙述档案的内容,并列举文种名称。

    以组织机构分类档案的全宗,分别简介机构基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称。

    以问题分类档案的全宗,分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称。

    以其它体系分类的档案全宗,应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容,并列举文种名称。

    需要专门说明的档案按下列方法介绍:指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间,列出该档案文件的检索要素,对其档案文件内容单独介绍,一般性文件介绍不使用引用原文的方式,特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则:引用原文有助于阐述文件的内容实质和引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍,必要时只做简要交代。

    对联合全宗,写明划分全宗时所定的综合名称。对档案汇集介绍,则应说明编制汇集的时间、原因、结构、特点。

    人物全宗构成者主要介绍个人姓名、别名、生卒年月、简历、籍贯、职务、职称、主要业绩及荣誉称号等。

    人物全宗应按全宗构成者的活动特点,结合全宗内档案材料的实际情况介绍,内容包括:个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。财产状况与经济活动材料的名称和特点,家庭主要成员、重要社会关系材料的名称和特点以及档案材料的来源、数量、整理、利用等情况。图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。

    未开放的档案,注明档案数量和使用范围。涉密档案,注明档案数量,不做任何内容和成分介绍。

    非纸质档案应简介其种类、特色和数量。

    3.档案检索注意事项:

    (1)检索注意事项包括以下内容:可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称,机读目录、手工检索工具条目的数量,纸质档案数字化情况,非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

    (2)查阅注意事项包括以下内容:档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况,档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况,档案的利用的情况、档案向社会开放的情况及其它有关问题的说明。

   三、存在的问题

    它对于检验和促进档案馆业务基础工作,提高档案馆工作水平,帮助我们熟悉馆藏,丰富馆藏,改善结构,开发利用档案信息资源,指导利用者查阅利用档案、资料起着重要的作用。

    编写全宗指南是档案室一项必不可少的工作。编写全宗介绍可以使档案工作人员熟悉家底,增强工作的主动性。通过编写全宗介绍可以更清楚地了解本单位的历史情况、机构演变情况以及档案的收集、分类整理办法等。其次利用全宗介绍可以快捷地为提供查阅档案服务。但从接收进馆的全宗来看,或多或少存在着一些问题,主要有

    1.档案管理制度不健全,档案材料收集不齐全。有的单位没有制定归档制度,哪些文件材料该归档,没有明确。有的单位归档工作与岗位责任制不挂钩,按要求应归档的不归档,也没有有效的制度去制约。其次是落实制度执行差。有的单位虽然制定了一些制度及岗位责任制,但实际操作中有章不循、执章不严、无法兑现,这就造成了档案资料应归档而未归档或不及时归档。

    2.档案人员更换较频,业务不熟。档案工作人员的不稳定直接影响档案收集、管理、开发利用、信息化管理工作。

    3.人员配备不能适应档案管理的需求。设置档案管理机构和配备档案管理人员,是做好档案工作的必要条件。但由于大部分单位档案管理工作仅是其工作职责中很小的一个分支,无法全身心的投入到档案材料收集、整理管理工作中,导致收集到的能反映单位职能活动的档案极少,这也制约了全宗指南的编写。

    4.有的全宗只移交了会计档案,没有把文书档案移交档案馆(或者没有文书档案),并且档案馆在接收档案时,也没有要求移交单位编写全宗介绍。这在很大程度上制约了全宗指南的编写,在编写馆藏档案的全宗指南时只能从其他全宗中查取相关档案,或者参考组织史、专业志、义乌县志等参考资料进行弥补,这样势必会造成全宗构成者形成的编写不完整,同时给自己利用本单位档案时带来不便。

    5.有的只有1998年前的全宗介绍,近年来没有编写全宗介绍。在档案数字化管理实施后,档案管理的条件、手段、方法及档案的载体、归类方法、归档范围、档号编制、检索工具等与以前相比均发生了较大的变化,而单位的全宗指南却未进行及时更新与完善。

    四、解决问题的措施

    1.健全档案领导管理机制和档案管理制度。《档案法》中明确指出:“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度”。科学的管理不仅体现于有完善的工作体制和较现代化的工作手段,还需要有完善的制度体系。加强组织领导,建立健全档案收集、整理、保管、移交等制度,确保归档文件的齐全、完整、系统。明确分管领导、承办部门具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系。注重检查档案工作进展情况,协调工作中的矛盾,解决实际困难。每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结,领导都要突出强调档案工作,真正做到档案工作与单位的职能工作同部署、同检查、同考核。同时领导还应重视提高全员对档案管理工作重要性的认识,增强全员主动参与档案管理的积极性。

    2.提升档案管理人员素质,把好档案质量关。档案管理人员的高素质是做好档案工作的前提和基础,是实现档案工作科学、有序管理的基本要求。加强对专职档案人员和相关部门档案责任人员培训,可以通过安排档案人员参加档案业务培训,并邀请档案局的人进行业务指导,也可以多向先进单位学习,通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。档案管理人员要有强烈的责任心和良好的职业操守,较高的业务水平和较强的业务技能,严格遵守各项规章制度,保守机密。熟悉库藏档案的内容和分类,精通各种检索工具,平时养成良好的立卷、归档、调档习惯,正确掌握档案的收集、整理、装订方法,以确保归档质量。只有真正做到以上几点才能成为一名称职的档案管理人员。

    3.推进档案信息化建设。随着经济社会的发展,全文数字化已普及推广到各级各类档案工作之中。档案的全文数字化将会是衡量一个部门、单位档案工作现代化程度的重要参数。可通过(1)加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构,满足信息化建设工作的需要。(2)加强各级档案主管部门、党政机关及企事业单位之间的横向交流与合作,资源共享、业务协同、优势互补等措施,形成合力,共同推进信息化工作的顺利开展。

 

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