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立足实际 抢前抓早 积极推进档案数字化建设
2017-03-28 15:02:24   来源:龙沙区档案局
        随着社会的进步和科技的发展,档案管理工作也在发生着深刻的变革,档案数字化就是这场深刻变革中的基础工作。2013年10月,国家档案局提出实施“存量数字化,增量电子化”的战略,因此,档案数字化工作是我们目前面临的一项重要工作。我区在档案数字化工作上,做了一些工作,探索了一定的工作方法,下面,就我区档案数字化工作方面的体会,与大家交流如下:
        一、深刻理解档案数字化工作的重要意义,明确阶段推进的工作思路
        对于档案数字化工作的理解,我区曾经也存在同大家一样的误区认识。一是思想观念滞后。我们的档案工作者已适应传统的档案管理方式,对档案信息化管理的重要程度认识不足。二是档案信息化管理需要大量的资金作为支撑,客观上,阻碍档案数字化管理的发展。三是人员素质参差不齐,年龄结构偏大,工作人员计算机信息技术的相关知识能力有待提高,主动数字化的要求不高。
        平时工作中,我们也能够深刻的体会到,一些专业部门,通过档案的数字化管理,工作效率大幅提高。相对纸质档案,共享的数字档案是大势所趋,纸质档案管理远远落后于社会信息化的发展,落后于社会利用的需求。在发达地区智能化档案馆,已成为新的建设方向。目前,查档案和接收工作日益繁重,建立数字档案馆也就成了我们适应发展,提高工作效能,提升档案管理水平的唯一途径。就我区而言,档案局工作人员少、工作强度大,建设数字化档案馆,更能有效地解决这一矛盾,减轻工作量,提高工作效率。基于上述理解和认识,我区把档案数字化工作,纳入了工作日程,结合区情实际,提出了“降门槛、小步跑、分步推、后整合”的建设思路。其目的就是,以较小的分批财政投入,快速启动档案数字化建设,通过几年的数据积累,再对数据进行整合,逐步建成标准的数字化档案馆。
        二、必须坚持档案建设长期规划,营造纳入政府日程的工作氛围
        我们常说档案工作虽然不是中心工作,但是中心工作离不开档案工作,作为档案局就必须强化这一观念,围绕全局中心工作和重点工作,谋划档案工作,把档案工作纳入领导视线,积极为档案事业创造宽松的发展环境。一是坚持长远规划,发展档案事业。档案工作本身不是一蹴而就的工作,而是一项需要长期积累的工作,因此,用长期规划统领档案工作尤为重要,长期宏观规划必须坚持一以贯之,才能有效地促进档案工作的发展。由于前期的工作积累,我区档案数字化建设已纳入我区的十三五规划,抓档案数字化工作,自然纳入了政府推进工作之中,并被列为了我区年度重点工作内容。二是工作必须积极主动,争取政府在工作上的支持。我区档案工作推进的基本经验是“常说自树”,就是主动汇报工作,主动提交议题,努力地提高档案工作在全局中的分量,促进领导决策。我区每年政府常务会议研究档案工作均在2次以上。三是制定连环相扣的工作措施,营造工作态势。为进一步推进落实我区档案数字化工作的开展,我们制定了档案“当年归档,次年接收”的管理方式,同时,围绕丰富馆藏,接收范围也扩大到了专业资料、重大事项等方面,形成了档案数字化是工作必然需求的工作局面,使数字化建设推进工作做到了水到渠成。
        三、因地制宜启动档案数字化工作,条块结合推进数字化档案馆建设
        档案数字化工作是一项浩大的工程,需要大量的人力和财力的投入,这是档案数字化工作的客观实际,为了降低门槛,便于争取支持,我们采取了“分步实施,阶段推进,先易后难,全面铺开”的工作推进办法,把档案数字化工作和资金投入进行了拆分,用梯次推进的工作方式解决工程浩大和资金投入的问题。
        分步实施。就是按照“存量数字化,增量电子化”的总体工作要求,把档案数字化工作按照存量与增量规划建设。存量就是自身馆藏的数字化录入;增量就是全区各部门、单位电子档案接收体系建设。在存量数字化建设上,我区先投入17万元,购置了数字化的相关设备,采购了3台高速扫描仪,配套了微机、服务器、电源等设备,购买了单机版软件,使我区在不购买30万元管理软件的前提下,具备了数据加工的能力,初步奠定了数据化加工基础,使数字化加工工作在我区得以顺利开展。增量电子化建设上的设想是:在初步建设成我区档案数据库的基础上,推行电子档案接收,完成电子档案接收系统的建设,实现电子归档、电子移交、储存、利用、备份的过程。
阶段推进。就是为了减少档案数字化管理工作的一次性投入,我们把馆藏的存量数字化录入工作,分解成录入数据        和挂网应用两个阶段推进,目的是把资金投入拉开时间差,分解财政投入压力。我们先购入了数字化录入的基本设备,利用社会公益岗配备的工作人员完成数据采集,实现简单应用查找,待数据库基本完成后,再购买30万元的管理软件,实现联网应用,这种两步走的推进办法,降低了一次性投入,易于启动。
        先易后难。婚姻档案是我们利用率最高的档案,经常查找破损严重。前期,民政部门已经完成了基本的数据录入 ,这就为我们提供了一条档案的数字化工作便捷的途径,我们只通过扫描工作即可快速积累数据库数据,同时,也方便了日常的查阅,减少了破损,保护了档案。在工作之余,我们只用半年的时间,己完成了2015年到1998年结婚、离婚数据的扫描工作。目前录入数据5万余条。
        全面铺开。就是在存量电子档案接收方面试点先行,稳步推进。我们选择了年度档案相对较多的婚姻档案,作为档案电子化工作推进的试点,采购专门的软件和高速扫描仪,并于2016年9月初步完成了建设,到2016年底,全面完成了2016年婚姻档案的全部电子化,2017年初实现了2016年婚姻档案的电子化接收。在总结典型的基础上,2017年已确定购买50套中信单机版档案管理软件,发放到全区各个单位,力争实现2017年档案全部电子化接收。
        四、注重档案数字化建设安全工作,积极安全地推进数字化工作开展
        档案数字化工作过程中我们必须树立权益意识和安全意识。要有对著作权、公民隐私权等权利的维权意识,合理进行档案资源开发,避免侵权和泄露。在录入安全上我们做到了:一是制定了切实的保密制度和管理制度,加强了对操作人员的保密意识和安全意识教育,做到了时刻警示,严防出现纰漏和发生事故。二是注重档案内容、载体的安全。对于重要历史档案和具有保密性的档案,在数字化处理时要严格控制操作人员的资格和操作权限,规范操作程序,记录操作过程。三是保障数据库系统的安全。及时对档案数据库进行定期备份,实行严格的访问控制等安全措施,避免由于系统故障或人为造成档案信息资源的丢失或失真;禁止录入微机进入网络,禁止乱接存储设备。四是加强了档案数字化相关知识的培训,选择精通微机又熟悉业务的工作人员统领数字化工作。五是安装了监控技术防范措施。
        虽然我们在档案数字化方面上做了些工作,也是刚刚起步,但是按资政服务、社会服务、民生服务的工作要求还有很大差距,希望档案同仁为我区档案数字化工作提出宝贵意见和建议,以便我们进一步更好的做好档案数字化工作,共同为全市档案数字化工作贡献自己的力量。



 
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