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齐齐哈尔市行政执法档案管理办法
2017-08-21 16:10:52   来源:市档案局
第一条  为加强行政执法档案管理,促进行政执法档案规范化建设,根据《中华人民共和国档案法》《黑龙江省档案管理条例》等法律、法规规定,结合我市实际,制定本办法。
  第二条  本办法适用于本市、县(市)、区人民政府及所属的行政执法部门,法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织,以及受行政执法部门委托的行政执法机构(以下统称行政执法单位)。
  法律、法规、规章对行政执法档案管理另有规定的,从其规定。
  第三条  本办法所称行政执法档案,是指行政执法单位从事行政执法活动(包括行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法活动)中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
  第四条  行政执法档案工作实行统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、便于社会各方面利用的原则。
  第五条  市档案行政管理部门负责组织实施本办法。
  市、县(市)、区档案行政管理部门负责对本级政府及所属的行政执法单位行政执法档案管理工作的监督和指导。
  市、县(市)、区行政执法单位负责本单位行政执法档案的日常管理工作,并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
  第六条  行政执法单位应当建立行政执法档案管理制度,配备专兼职档案工作人员,集中统一管理本单位的行政执法档案。
  第七条  行政执法档案的归档范围包括:反映行政执法活动过程、体现行政执法程序行为、作出行政行为的证据以及执行行政执法行为等全部材料。
  国家和省有关部门对本系统行政执法档案归档范围作出明确规定的,从其规定;未作出明确规定的,由行政执法单位依据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定,结合本系统行政执法职能和执法工作实际,会同本级档案行政管理部门确定。
  第八条 行政执法单位的执法人员应当自行政执法活动终结后负责文件材料的收集、整理、立卷,并于次年上半年内向本单位档案工作人员移交归档。特殊情况,也可适当延长。
  任何单位和个人不得随意扩大或者缩小行政执法档案收集范围,不得拒绝、拖延立卷归档或者将行政执法档案据为己有。
  第九条  行政执法档案应当装订成卷,以一案一卷的形式组成案卷。对涉及国家机密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的案件,可以实行一案二卷,即正卷和副卷。
  依法适用简易程序的行政执法案件档案,依案件号顺序进行整理,合并组成案卷,组卷的数量根据实际情况确定。
  第十条  行政执法案卷由案卷封皮、卷内文件目录、归档文件材料、备考表四个部分组成。案卷封皮、卷内文件目录、备考表的格式及填写要求,按照《文书档案案卷格式》等有关规定的标准执行。
  第十一条  行政执法档案卷内材料必须齐全完整,所有归档材料应当字迹清晰,便于长久保存。
  第十二条  不能随文件材料装订立卷的证据,应放入证据袋中随卷归档,并在证据袋上和证据材料备考表中注明证据名称、数量、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。
  电子、磁性载体文件、照片的归档,应当按照国家有关规定执行,并与所属的案卷互设参见号。
  第十三条  行政执法档案档号应当按照类别、年度、保管期限、案卷顺序号进行编制。
  第十四条  行政执法档案的保管期限分为永久、定期两种。定期分为30年和10年。
  (一)属于行政许可、行政强制、行政处罚、行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政奖励等方面的,应当永久保管。
  (二)属于其他行政执法案件的,定期保管,保管期限为30年或10年。
  前款规定的行政执法档案,属于依法适用简易程序的,保管期限为10年。
  第十五条 属于永久、定期30年保管的行政执法档案及其数字化数据,应当按有关规定向同级国家综合档案馆移交,并办理移交手续。
  对同一事项的行政执法活动,由不同的行政执法单位分别实施的,所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交。
  第十六条  行政执法档案保管应当加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作,以确保档案实体安全。对已破损、霉变、褪色的档案,应当及时采取修补、复制等措施。
  行政执法单位应当运用现代科技手段,推进行政执法档案存储数字化和利用网络化。
  第十七条  行政执法单位应当成立档案鉴定小组,对定期保管和超过保管期限的档案,按照有关规定,确定是否具有继续保存价值;对没有继续保存价值的,可按有关规定销毁。销毁行政执法档案,应制作销毁清册,并由执行人和监销人签名或盖章。
  第十八条 机构发生变动的行政执法单位,应当根据国家和省、市的有关规定,合理处置行政执法档案的归属与流向。
  第十九条  利用行政执法档案,应当按照有关规定办理。属于国家秘密的,按照《中华人民共和国保密法》及国家有关规定办理。

  第二十条  对行政执法档案造成损毁、丢失、涂改、伪造等行为,依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《黑龙江省档案管理条例》等相关规定处理。
  第二十一条  本办法自2016年5月9日起施行。





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