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齐齐哈尔市农民专业合作社档案管理办法
2014-01-17 11:09:54   来源:市档案局
 
        第一条为加强和规范农民专业合作社档案管理,确保其完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和《齐齐哈尔市档案管理条例》,结合我市农民专业合作社档案工作实际,制定本办法。
        第二条本办法所称农民专业合作社档案,是指农民专业合作社(以下简称合作社)在生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。
        第三条合作社档案是合作社管理和生产经营工作的客观反映和重要历史见证,是维护其合法权益的重要保证。
        第四条合作社档案管理要按照统一领导、分级管理的原则,健全合作社档案保管、利用、管理制度。合作社档案工作应纳入各级档案行政管理部门、各级涉农管理部门工作职责。
        第五条各级涉农行政主管部门要切实加强对合作社档案工作的领导,建立合作社档案体系,明确分管领导和责任部门,接受同级人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
        第六条各合作社要做好档案基础设施建设工作,健全各项制度,配备责任心强、素质高的专兼职档案管理人员,统一管理本合作社档案。
        第七条合作社档案工作人员的基本职责:
        (一)贯彻执行国家有关法律、法规和方针政策。
        (二)负责合作社档案管理制度与工作标准的制定。
        (三)负责合作社文件材料的收集、整理与归档。
        (四)负责档案日常利用服务和档案管理工作。
        (五)遵守档案保密规定,维护档案信息安全。
        第八条合作社文件材料归档范围是:
        (一)反映本合作社在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本合作社各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
        (二)本合作社在各项活动中形成的对维护国家、合作社和职工权益具有凭证价值的文件材料。
        (三)本合作社需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本合作社有关的文件材料;所属和控股合作社报送的重要文件材料。
        (四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本合作社各项活动具有查考价值的文件材料。
        第九条合作社下列文件材料可不归档:
        (一)有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本合作社办理的文件材料,任免、奖惩非本合作社工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
        (二)本合作社文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,合作社内部互相抄送的文件材料,本合作社负责人兼任外单位职务形成的与本合作社无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
        (三)非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料;
        (四)所属和控股合作社报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本合作社办理的文件材料;
        (五)其他不需归档的文件材料。
        第十条凡属合作社归档范围的文件材料,必须按有关规定向本合作社档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
        第十一条合作社档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。
        第十二条合作社档案分类设置五个一级类目,即管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。各合作社可结合实际需要增设或减少一级类目。
        第十三条合作社应依据本规定和国家及合作社相关规定,结合本合作社生产组织方式、产品和服务特点,编制本合作社的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。合作社档案保管期限表见附件。
        第十四条合作社归档文件材料应按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-89)、《会计档案管理办法》和《照片档案管理办法》等有关规定进行规范化整理,编制归档文件目录、案卷目录等必要的检索工具。
        第十五条合作社应根据档案工作需要和实际情况配备档案专柜及相应的设施设备,采取各种防范措施,做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防污染、防鼠、防虫等工作,确保档案安全。
        第十六条合作社档案室应建立健全档案信息检索与管理系统,做好档案的接收、保管、利用、移交等情况记录,做到保管妥善、存放有序、查阅方便。
        第十七条档案管理人员发生变动,应当及时办理交接手续。
        第十八条对于在合作社档案收集、整理、保管和利用等各项工作中做出突出贡献的合作社和个人,各级涉农行政主管部门和档案行政管理部门应给予表彰和奖励。
        第十九条对合作社档案工作不到位的合作社和个人,应限期整改;对于违反有关规定的,要依法处理。
        
        
       
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