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齐齐哈尔市中外合资合作经营企业档案管理办法
2014-01-17 10:00:38   来源:市档案局

第一条 为加强中外合资、合作经营企业(以下简称合资、合作企业)的档案管理工作,改善投资环境,更好地为我市经济建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国中外合资经营企业法》和《中华人民共和国中外合作经营企业法》的有关规定,结合我市实际,制定本办法。

第二条 合资、合作企业档案是指合资、合作企业在设立、生产建设和经营管理等项活动中产生的、具有查考、利用价值的各种载体形式的文件材料。

合资、合作企业档案是国家档案的组成部分。

第三条 本办法适用于本市行政区域内的合资、合作企业。

第四条 合资、合作企业的档案工作是合资、合作企业管理基础工作的组成部分,是维护国家和合资、合作企业经济利益、合法权益及历史面貌的一项重要工作。

第五条 合资、合作企业必须履行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》所规定的保护档案的责任和义务,确定相应的部门和人员负责本企业的档案管理工作,建立档案管理规章制度,完善档案管理体系。

第六条 档案行政管理部门应对当地合资、合作企业的档案管理工作进行执法监督和业务指导。

第七条 合资、合作企业档案管理的原则是:统一领导,分类管理,安全保密,便于利用。

第八条 合资、合作企业档案管理的标准是:收集齐全,分类清楚,期限准确,装订美观,排列有序,检索科学。

第九条 凡在本市行政区域内筹建合资、合作企业的单位及个人,应自申请设立时起即对其形式的各种载体形式的文件材料进行收集、积累、整理。

第十条 合资、合作企业建成验收时,有关部门应会同档案行政管理部门对核企业应归档的各类文件材料进行验收。文件材料不齐全的,应限期补全。

第十一条 合资、合作企业在生产建设和经营管理等项活动中形式的各种文件材料,应由企业各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累,按有关要求整理归档。

第十二条 合资、合作企业文件材料的归档范围:

(一)行政管理方面。企业章程、董事会名单、营业执照、各类会议记录、年度工作计划总结以及在行政事务、人事管理、学习考察、教育培训、治安保卫、后勤福利、外事活动等项工作中形成的各种文件材料。

(二)经营销售方面。在经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售、售后服务等方面形成的报告、记录、合同、协议、报表、调查分析等各种文件材料。

(三)技术管理方面。合资、合作企业设立、审批过程中形成的纪要、协议书、论证、报告、合同、证书等各种文件材料以及在标准计量、科技管理、安全生产等方面的各种文件材料。

(四)产品生产方面。产品设计、工艺图纸等技术文件以及原材料检验和在产品生产过程中检验、包装、商标广告等方面和各种文件材料。

(五)设备仪器方面。购置(引进)设备仪器过程中形成的全部文件材料(包括随机全套图纸及文字材料),设备仪器安装、调试、运行、维修、改造等方面和文件材料。

(六)基本建设方面。工程项目基础性文件材料,工程设计、施工、竣工过程中形式的文件材料。

(七)财务管理方面。财务管理中的各种帐册、报表、凭证等。

(八)其他方面。

第十三条 合资、合作企业文件材料的归档时间:

(一)行政管理、经营销售、技术管理等方面和文件材料,应在次年上半年完成立卷归档。

(二)产品生产、设备仪器、基本建设及其他技术项目方面的文件材料,应在任务完成或告一段落时立卷归档。

(三)会计档案,应参照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》(财预字〔1984〕第85号)的规定执行。

第十四条 合资、合作企业应为档案管理工作提供必要条件,设置档案库房和配备装具,落实防盗、防火、防光、防潮等安全措施。

第十五条 合资、合作企业应严格审查技术输出方提供的技术文件材料,保证转让技术文件材料的完整、准确,防止档案材料的损毁和散失。

第十六条 合资、合作企业可根据国家的有关规定和企业自身的需要,确定档案的保管期限。

销毁档案须经合资、合作企业董事会同意,报当地档案行政管理部门批准。

合资、合作企业会计档案保管期限及销毁审批程序,按《中华人民共和国中外合资经营企业会计制度》的有关规定执行。

第十七条 合资、合作企业的档案利用应严格执行各项审批手续,遵守合资、合作企业各方有关技术文件管理的协议规定,防止档案材料的失密和泄密。

第十八条 合资、合作企业在合同终止时,应对档案进行清理鉴定,根据国家有关规定,决定档案的存毁和保管期限。

第十九条 合资、合作企业在合同终止时,其档案归属问题应按协议规定执行。如有争议,可提请有关机构仲裁或提交司法机关解决。

第二十条 合资、合作企业的档案材料受法律保护,任何单位或个人不得擅自占有、私藏和损毁。

第二十一条 对违反本办法,致使档案的完整性、准确性遭受损害的,应依照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定,追究当事人的责任。

第二十二条 本办法与上级规定相抵触时,按上级规定执行。

第二十三条 外资企业可参照本办法执行。

第二十四条 本办法由市档案局负责解释。

第二十五条 本办法自一九九四年七月一日起施行。



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