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黑龙江省重大建设项目档案管理办法
2014-01-17 09:46:35   来源:省档案局

 

 第一条 为加强对全省重大建设项目档案管理,确保项目档案完整、准确、系统和安全,使档案工作更好地为项目建设和管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和有关法律、法规的规定,结合本省实际,制定本办法。

 第二条 重大建设项目(以下简称项目)是指在本省行政区域内,各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目。

  本办法所称各级政府投资主管部门是指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济(贸易)部门。

  本办法所称固定资产投资项目是指各级政府主管部门组织或委托组织进行竣工验收的新建、在建、改扩建和技术改造项目。

 第三条 项目档案是指项目在申请立项、建设、管理和验收过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

 第四条 项目建设单位(法人)应明确一名领导分管项目档案工作,成立项目档案管理部门,配备档案管理人员,对项目档案工作进行统一领导,统一管理。项目各参建单位,均应明确一名领导分管项目档案工作,配备档案管理人员负责档案工作。

 第五条 项目各参建单位应建立健全项目文件材料收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、销毁、移交等制度。将档案工作纳入分管领导、档案管理人员和相关人员岗位责任制。应建立考核机制,按规定兑现奖惩。

 第六条 项目各参建单位应履行的职责:

 (一)项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设计划和经费预算,对项目档案工作统一领导,加强管理。将项目档案工作纳入项目建设合同和项目建设程序管理,使项目档案工作与项目建设同步进行。应采取有效措施,确保项目档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

 (二)项目各施工单位应使文件材料收集、整理工作与项目建设同步进行,使应归档的文件材料及时归档,并达到完整、准确、系统,采取安全防护措施,确保档案安全。应按要求向项目建设单位(法人)移交应归档的项目档案、档案检索工具和档案工作自检报告。

 (三)项目监理单位应把项目档案管理作为一项重要任务,按照项目建设单位(法人)的要求,对项目各参建单位移交的档案、档案检索工具和档案工作自检报告进行认真审核,对存在的问题提出意见,并监督整改。同时要按要求做好监理本身的档案工作。

 第七条 项目建设主管部门下达项目建设计划、检查项目建设情况,要同时部署、检查项目档案工作建立和开展情况,使项目档案工作与项目建设同步进行和规范有序管理。应加强与档案行政管理部门沟通协调,互相配合,共同做好项目档案工作的检查指导和档案验收工作。对档案专项验收中提出的意见负责监督整改。组织项目档案管理人员参加档案专业知识培训。

 第八条 各级档案行政管理部门应按照“统一领导、分级管理”的原则,依法对项目档案工作进行监管。按照国家、省或行业档案工作的有关规定、标准或要求,对项目档案工作进行检查指导。组织有关部门对项目档案工作进行专项验收,参加有关部门组织的项目竣工验收。对项目档案管理人员进行档案专业知识培训。

 第九条 项目建设单位(法人)应加强项目档案管理:

 (一)应对项目档案工作进行统一领导,统一管理。建立档案工作各项规章制度,使档案工作与项目建设同步进行。

 (二)应配备适宜安全保存档案的库房,对项目档案进行集中统一管理,便于利用。应配备防火、防水、防盗、防有害生物等必要的设施设备,采取有效的安全防护措施,确保项目档案安全。

 (三)应结合实际需要,配备适应档案现代化管理需要的设施设备,利用先进技术实现档案管理数字化。

 (四)应根据实际需要,建立项目档案工作机构,配备既懂工程建设又懂档案专业知识的档案管理人员。对项目各参建单位的档案工作进行检查指导。

 第十条 项目建设单位(法人)应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)或按行业有关规定和标准,编制项目文件材料归档范围,使应归档的文件材料达到完整、准确、系统。归档的文件材料应字迹清晰,图面整洁,不得使用易褪色的书写材料书写、绘制。

 第十一条 凡有引进技术及设备安装的项目,应及时对随机图纸、资料进行收集、整理、登记、归档,由档案管理部门或档案人员集中统一管理,并做好提供利用工作。

 第十二条 项目文件材料整理应符合国家、省或行业有关规定和标准的要求。应遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的内在联系和成套性特点。文件材料应分类科学,组卷合理,案卷质量符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB\T11822-89);会计档案整理应符合《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号);竣工图的编制应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/28-2002);照片档案整理应符合《照片档案管理规范》(GB\T11821_2002);电子文件整理、归档应符合《电子文件归档与管理规范》( GB\T18894—2002)。

 第十三条 项目档案保管期限应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》表A1(国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表)或按行业的有关规定和标准划分。档案保管期限应分为永久、长期、短期三种。长期保存的项目档案,实际保管期限不应短于项目的实际寿命。

 第十四条 项目档案验收是项目验收的重要组成部分,项目档案验收应与项目验收同步进行。项目档案验收分为专项验收和竣工验收。

 第十五条 县级以上各级政府投资主管部门组织或委托组织的项目竣工验收,均应包括对项目档案验收,未经档案验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收。

 第十六条 省政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的项目,由省档案行政管理部门组织项目档案专项验收。

   省级以下各级政府投资主管部门组织或委托组织竣工验收的项目,由同级档案行政管理部门组织项目档案专项验收。

   第十七条 省档案行政管理部门组织的项目档案专项验收,验收组由省档案行政管理部门、项目建设主管部门等部门组成。

   市(地)、县档案行政管理部门组织的项目档案专项验收,验收组由市(地)、县档案行政管理部门、项目建设主管部门等部门组成。

   凡在城市规划区范围内的建设项目,项目档案验收组应包括项目所在地的城建档案接收部门。

  第十八条 申请项目档案专项验收应具备下列条件:

 (一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;项目试运行指标考核合格或达到设计能力;完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理、归档工作;各类档案已由项目建设单位(法人)的档案管理部门进行了集中统一管理。

 (二)项目建设主管部门组织项目建设单位(法人)、监理、施工、生产(使用)等单位,对项目档案进行了自检,自检内容应参照本办法第二十条的内容进行。经项目建设主管部门同意后,项目建设单位(法人)应在项目竣工验收3个月前,向档案行政管理部门提出项目档案专项验收的申请报告。

 (三)档案专项验收申请报告的主要内容:

    1项目建设及项目档案管理概况;

    2保证项目档案的完整、准确、系统性所采取的措施;

    3项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;

    4档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

    5项目档案存在的主要问题及整改措施。

 第十九条 档案行政管理部门收到建设单位(法人)申请项目档案专项验收的报告10个工作日内,应组成验收组对项目档案进行专项验收。

    项目档案专项验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位担任,必要时可邀请有关专家参加。

 第二十条 项目档案专项验收的主要内容:

    (一)项目档案工作基础管理情况

    1、项目建设单位(法人)认真执行档案工作法律法规,建立健全了项目档案工作各项规章制度,建立了项目档案工作管理体制。

    2、项目建设单位(法人)对项目档案工作进行统一管理,对本单位各职能部门和设计、施工、监理等各参建单位的档案工作进行有效监督指导,项目档案工作与项目建设同步进行。

    3、明确了分管项目档案工作的领导,成立了档案管理部门。对分管领导和档案管理人员及相关人员实行了岗位责任制,并采取了考核措施。

    4、项目文件材料的收集、整理和归档工作,纳入项目合同管理,纳入项目管理程序,要求明确,措施有力。

    5、配备适应档案工作需要的档案管理人员,并经过档案专业知识培训。

    6、采用先进技术,实现项目档案管理数字化。

    7、保证档案工作所需经费,并配备必要的档案管理设备。

   (二)项目档案的完整、准确、系统性情况

 1、按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28- 2002)、省、行业的有关规定或标准,结合项目建设形成文件材料的实际情况,检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

 2、项目文件材料的收集、整理、归档和移交应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822 -89)、省或行业有关规定或标准要求。

 3、各类档案数量统计准确,管理规范,档案检索工具编制符合要求。

   (三)项目档案安全情况

    1、档案库房采取了防火、防水、防盗、防有害生物等措施,保证档案和档案信息的安全。档案库房与阅览、办公用房分开。

    2、档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

    3、归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

 第二十一条 项目档案专项验收合格后,验收组应形成专项验收意见,主要内容:项目建设概况;项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理工作,项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类、数量,档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价;档案验收的结论;存在的主要问题、整改要求与建议。

 第二十二条 项目档案专项验收合格后,项目建设单位(法人)应将档案专项验收意见报送给项目竣工验收主管部门。项目竣工验收主管部门应在项目竣工验收前,通知档案行政管理部门参加项目竣工验收组织,对项目档案进行竣工验收。

 项目档案专项验收不合格,项目档案验收组应提出意见。项目建设单位(法人)应按要求进行整改,项目建设主管部门监督整改。档案行政管理部门应按规定时限进行复查。复查后仍不合格的,不得进行项目竣工验收。

 第二十三条 档案行政管理部门,应在项目竣工验收会议上,通报项目档案验收意见。项目竣工验收报告应包括对项目档案总体评价的内容。

 第二十四条 项目建设单位(法人)应在项目通过竣工验收3个月内,向生产(使用)单位及有关部门移交档案和档案检索工具,同时向国家综合档案馆移交项目档案数字光盘一套。并按规定办理档案移交手续。应采取措施保证档案在移交过程中的安全。

 第二十五条 凡各级政府所属的有关部门主管的新建、在建、改扩建和技术改造项目,项目建设主管部门应按要求,向同级档案行政管理部门填报登记表。

  (一)《重大建设项目档案管理登记表》(附件1)应分别于项目开工建设后6个月内,每年10月30前(没有进行档案专项验收或档案专项验收不合格的项目)填报;

  (二)《重大建设项目档案专项验收登记表》(附件2)应与项目档案专项验收申请报告同时报送;

  (三)《重大建设项目档案竣工验收登记表》(附件3)应于项目竣工验收后1个月内填报。

登记表填报的内容要真实准确,符合项目档案管理实际情况,以便档案行政管理部门依法对项目档案工作和档案管理情况进行监管。

 第二十六条 对违犯《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》有关条款规定的项目建设单位(法人)、项目各参建单位或参建人员,由档案行政管理部门和有关主管部门,按有关规定依法给予处罚或处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

 第二十七条 当事人对行政处罚决定不服的,可依法申请行政复议或提起行政诉讼。

 第二十八条 项目档案罚款使用的罚款票据和罚款金额处置,应按《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《黑龙江省档案管理条例》的有关规定执行。

 第二十九条 本办法自2008年10月1日起施行。

 

 

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