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哈尔滨 出台《办法》规范交通运输档案管理
2017-12-01 14:25:22   来源:中国档案报
    近日,为进一步提升交通运输档案管理水平,哈尔滨市档案局与市交通运输局联合制定出台了《哈尔滨市交通运输系统档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。《办法》从5个方面提出了交通运输档案管理的工作要求。

    在档案工作组织领导方面,《办法》规定,要明确分管档案工作的负责人和部门职责,并将档案工作纳入本单位总体发展规划和各项管理规章制度。各单位形成的档案均应由各单位档案部门实行集中统一管理,不得由各承办部门和个人分散保存。各单位应依据国家有关规定和实际需要,配备专(兼)职档案工作人员,并保持档案工作人员的相对稳定。

    在档案的归档和移交方面,《办法》要求,凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由文书处理部门或文件材料形成部门按照上级机关发布的有关档案质量标准的规定和要求,进行整理立卷归档。要按照档案管理部门有关规定,定期向档案部门移交档案。电子文件在归档移交前,归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测,确保载体的安全利用,对应归档的电子文件应同时收集其元数据和背景信息。

    在档案管理方面,《办法》规定,各单位的档案应作为一个全宗进行整理和保管。应设档案保管专用库房,绘制库藏档案存放示意图,配置必要的设备。应建立库存档案和设备定期检查制度,并做好检查记录。对破损、字迹模糊或霉变的档案,应及时进行修补或复制。库存档案发现可疑情况或者发生意外事故时,应及时进行检查,并立即向单位领导报告检查的结果。应当运用现代科技手段,推进交通运输档案存储数字化和利用网络化。

    在档案利用方面,《办法》要求,档案部门应按档案的保管期限,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组,定期对档案进行鉴定。健全档案借阅和复制制度,严格履行档案借阅手续。借阅档案的人员对所借档案要负安全、保密责任,不得损毁、丢失和抽取、拆散,不得自行转借、翻印,严禁在文件上涂改和做任何标记。各单位档案部门应遵守有关保密法律法规,做好保密工作。

    对合并、撤销机构的档案工作,《办法》要求,撤销机构的档案应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管。撤销机构的业务划归几个单位或部门的,原机构的档案材料不得分散,可由其中一个单位代管或向主管机关档案部门移交。机关撤销或者合并时,归档和移交工作未完成前,档案人员不得调离岗位,撤并单位的档案应依法办理移交手续。各种临时工作机构撤销时,其档案应向主管机关移交。

    《办法》的贯彻实施能够在交通运输行业的正常运行过程中提升档案管理水平,改善档案管理质量,有利于促进档案管理服务作用的有效发挥,进而推动交通运输业的稳定发展。

 

原载于《中国档案报》2017年11月30日 总第3149期 第二版





 

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